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檔案管理制度

為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,制定本制度。

                                   歸檔范圍

1、上級文件、會議紀要、通知、任命、考核等文件資料。

2、下屬企業請示、報告及其批復,重要往來文件資料。

3、本公司對上請示、報告及其上級批示、批復,對外的正式文件及其與有關單位的重要來往文書。

4、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、電話記錄、收發文登記薄、統計報表及簡報。 

5、本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書及其相應文書、附件及內部審批流程等文件材料。

6、本公司職工簡歷、勞動、工資、福利等勞動人事方面的文件材料。

7、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

8、重要的會議材料、表決材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

9、會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案資料。

   10、各類招投標文件、材料、中標通知及其履行合同。

11、公司土地、房屋產權證件。

12、公司營業執照、資質證書等相關經營證照。

13、其他應作為檔案保管的文件資料。

                            檔案管理

1、公司指定專人負責檔案文件材料的管理。檔案文件材料由各部門或經辦人員負責收集,交黨政辦公室編號集中歸檔。

2、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的檔案文件材料,由主辦部門或人員收集,交黨政辦公室集中歸檔備案。

3、年度終了,由黨政辦公室負責聘請檔案專業人員分門別類裝訂檔案。裝訂完成后交檔案管理人員編號歸檔。

4、公司檔案只有公司內部人員方可以借閱,并做好借閱專項登記,借還均須借閱者簽名。其中機密文件必須經總經理或以及董事長同意后方可借閱。

5、借閱者不準拆卷及抽、換卷內文件、資料或剪貼涂改其字句,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號,不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

6、借閱人員必須愛護和妥善保管檔案,并對檔案內容嚴格保密,不準泄露檔案材料內容。

7、借閱者不準轉借檔案,用畢應及按時歸還,如需延長借閱時間,必須告知檔案管理人員另行辦理續借手續。

8、對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,如發現損壞或遺失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。情節嚴重者,追究借閱者責任。

              檔案保管要求

1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別訂在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

4、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并形成系列。

5、公司重要經濟存檔文件,必須制作2份以上的原件,由黨政辦公室和相關部門同時歸檔保存,如需借閱只能由保管專人進行復印借閱。

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