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為進一步規范、加強公司各類合同簽訂及歸檔管理,避免遺失,便于查詢,特制定本制度。

一、合同擬定

在完善前期相關工作情況下,合同由公司相關職能部門擬定草案。

二、合同審查程序

合同責任部室草擬—法務人員或法律顧問審查分管領導審查總經理及董事長審查。重要合同由班子集體審查,重大合同由董事會審查。

三、合同審批

合同從擬定人員開始逐級審查簽字確認。

四、合同簽訂

合同由公司法人代表或其全權委托人簽訂,并加蓋公司印章。

五、合同跟蹤

相關部室安排專人對合同執行情況進行跟蹤,建立合同執行臺賬,每月會同管理部提交合同執行情況及進度報告送總經理及董事長。

六、合同保管

(一)所有合同公司存檔二份。公司合同簽訂部門自存一份,收集整理合同相關資料交送黨政辦公室存檔一份。

(二)公司黨政辦公室指定專人進行合同歸檔管理,對合同進行掃描并將掃描件進行電子檔歸檔管理,復印件、掃描件由相關部門自行保管(如有多余原件,合同簽訂部門自行保管一份)。

(三)電子歸檔處理完后,對合同原件進行紙質文檔分類保存,并建立合同臺賬及查詢目錄。

(四)合同屬公司重要經營性文件,外傳、借閱等須經公司主要領導批準。

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